Nie mam umowy kredytu ani harmonogramu spłat – jak uzyskać kopię dokumentów z banku i z BIK po latach?

Zgubiona umowa kredytowa, brak harmonogramu spłat czy niedostępna dokumentacja dotycząca dawno spłaconego zobowiązania to problemy, z którymi spotyka się wielu kredytobiorców. Niekiedy od zawarcia umowy minęło kilkanaście lat, bank zmienił nazwę, został przejęty przez inną instytucję albo kredyt został już całkowicie spłacony. Brak dokumentów nie oznacza jednak, że kredytobiorca nie może podjąć próby ich odzyskania.

Dokumentacja kredytowa może mieć istotne znaczenie dla ustalenia wysokości zobowiązania, weryfikacji prawidłowości rozliczeń z bankiem, a także oceny, czy istnieją podstawy do dochodzenia roszczeń. Jak zatem uzyskać kopię umowy kredytu, regulaminu, aneksów czy historii spłat? Czy można zwrócić się w tej sprawie do Biura Informacji Kredytowej (BIK)? I co zrobić, jeżeli bank twierdzi, że nie posiada już dokumentacji?

W pierwszej kolejności należy zwrócić się bezpośrednio do banku, w którym zawarto umowę kredytową. Jeżeli instytucja została przejęta, połączona z innym bankiem lub zmieniła nazwę, wniosek należy skierować do jej następcy prawnego albo podmiotu, który przejął obsługę danego portfela kredytowego.

Podstawą żądania udostępnienia dokumentacji mogą być przede wszystkim przepisy RODO, a w szczególności art. 15, który przyznaje każdej osobie prawo dostępu do dotyczących jej danych osobowych oraz uzyskania ich kopii.

Co istotne, prawo to nie ogranicza się wyłącznie do otrzymania krótkiego zestawienia informacji zapisanych w systemie bankowym. W określonych sytuacjach może obejmować również kopie fragmentów dokumentów, a nawet całych dokumentów, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia wiernej i zrozumiałej kopii danych osobowych.

Takie stanowisko potwierdził Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wyroku z 4 maja 2023 r. w sprawie C-487/21. Trybunał wskazał, że prawo dostępu do danych może obejmować również kopie dokumentów zawierających te dane, jeżeli jest to konieczne do skutecznego wykonywania praw wynikających z RODO.

Nie oznacza to jednak, że art. 15 RODO daje bezwarunkowe prawo do otrzymania każdego dokumentu z archiwum banku. Zakres udostępnienia zależy od tego, jakie dane bank nadal przetwarza i czy przekazanie dokumentu jest niezbędne dla realizacji prawa dostępu.

Wniosek warto przygotować w sposób możliwie szczegółowy. Nie trzeba znać numeru umowy kredytowej, aby zwrócić się do banku o odnalezienie dokumentacji.

Wystarczy podać dane umożliwiające identyfikację kredytobiorcy oraz przybliżone informacje o zobowiązaniu. Mogą to być między innymi:

• imię i nazwisko, w tym nazwisko używane w chwili zawierania umowy;
• numer PESEL;
• przybliżona data zawarcia umowy kredytowej;
• rodzaj kredytu, np. hipoteczny, gotówkowy lub konsolidacyjny;
• przybliżona kwota udzielonego finansowania;
• numer rachunku, z którego dokonywano spłat, jeżeli jest znany.

Warto wyraźnie wskazać, jakich dokumentów oczekujemy. Najlepiej wystąpić o udostępnienie:

• umowy kredytu wraz z załącznikami i aneksami;
• regulaminu i tabeli opłat oraz prowizji obowiązujących w chwili zawarcia umowy;
• pierwotnego harmonogramu spłat oraz jego późniejszych zmian;
• historii spłat kredytu z wyszczególnieniem dat, kwot i sposobu zaliczania wpłat;
• informacji o całkowitej kwocie spłaty i dacie zamknięcia zobowiązania;
• dokumentów dotyczących ewentualnych zmian oprocentowania, prowizji i innych warunków kredytowania.

Warto również zaznaczyć, że wniosek obejmuje żądanie dostępu do danych osobowych na podstawie art. 15 RODO oraz prośbę o przekazanie kopii dokumentów zawierających te dane, w zakresie wynikającym z tego przepisu.

Bank powinien co do zasady odpowiedzieć na wniosek dotyczący realizacji praw wynikających z RODO w ciągu miesiąca. W szczególnie skomplikowanych przypadkach termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, przy czym bank musi poinformować o przedłużeniu i jego przyczynach w ciągu pierwszego miesiąca.

To jedna z najczęstszych trudności pojawiających się przy próbie odzyskania dokumentacji kredytowej po wielu latach.

Należy pamiętać, że banki nie mają obowiązku przechowywania wszystkich dokumentów bezterminowo. Przykładowo art. 74 ustawy o rachunkowości przewiduje pięcioletni okres przechowywania określonych dowodów księgowych dotyczących kredytów, liczony od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym kredyt został ostatecznie spłacony lub rozliczony.

Nie oznacza to jednak, że każdy dokument związany z kredytem automatycznie podlega zniszczeniu po pięciu latach. Poszczególne kategorie dokumentacji mogą podlegać odmiennym obowiązkom przechowywania, a znaczenie mają również inne podstawy prawne oraz okoliczności konkretnej sprawy.

Jeżeli bank odmawia wydania dokumentów, warto zażądać:

• wskazania, czy dokumentacja rzeczywiście została zniszczona;
• informacji, których konkretnie dokumentów bank już nie posiada;
• wyjaśnienia, czy zachowały się dane dotyczące kredytu w systemach informatycznych lub archiwach;
• wskazania, czy możliwe jest uzyskanie historii operacji, rozliczeń lub innych dokumentów zastępczych.

Warto podkreślić, że nawet jeżeli bank nie dysponuje już oryginalną umową, może nadal posiadać dane dotyczące zobowiązania, jego wysokości, oprocentowania czy dokonywanych spłat.

Drugim ważnym źródłem informacji jest Biuro Informacji Kredytowej. BIK gromadzi dane dotyczące zobowiązań kredytowych przekazywane przez banki i inne instytucje finansowe.

Osoba zainteresowana swoją historią kredytową może wystąpić o bezpłatną kopię danych osobowych na podstawie art. 15 RODO. Zgodnie z informacjami BIK kopię danych można uzyskać bezpłatnie raz na sześć miesięcy.

Wniosek można złożyć za pośrednictwem serwisu internetowego BIK po zalogowaniu się na swoje konto lub skorzystać z innych udostępnionych przez tę instytucję sposobów kontaktu.

Kopia danych może zawierać między innymi:

• informacje o kredytach i pożyczkach;
• nazwy banków i instytucji, które przekazały informacje;
• wysokość zobowiązań;
• informacje o terminowości spłat i ewentualnych opóźnieniach;
• status poszczególnych zobowiązań;
• informacje o przetwarzaniu danych i podstawach tego przetwarzania.

Warto odróżnić bezpłatną kopię danych od komercyjnego Raportu BIK. Raport BIK przedstawia historię kredytową w bardziej przystępnej formie, zawiera dodatkowe zestawienia i może obejmować ocenę punktową. Kopia danych ma natomiast charakter formalnego zestawienia informacji przetwarzanych przez BIK.

Należy jednak pamiętać o istotnym ograniczeniu: BIK nie jest archiwum umów kredytowych. Nie należy zatem zakładać, że uzyskanie kopii danych z tej instytucji pozwoli otrzymać oryginalną umowę, regulamin czy kompletny harmonogram spłat.

Dane uzyskane z BIK mogą jednak pomóc zidentyfikować bank, ustalić okres zaciągnięcia zobowiązania oraz odtworzyć podstawowe informacje o historii kredytu.

To zależy od okoliczności konkretnego przypadku i podstawy przetwarzania danych.

Zgodnie z art. 105a Prawa bankowego dane dotyczące kredytów mogą być przetwarzane po wygaśnięciu zobowiązania również bez zgody kredytobiorcy, jeżeli wystąpiły określone ustawowo przesłanki, w szczególności opóźnienie w spłacie przekraczające 60 dni i upłynęło co najmniej 30 dni od poinformowania kredytobiorcy o zamiarze dalszego przetwarzania danych.

W takim przypadku okres przetwarzania danych dla wskazanych celów nie może przekraczać pięciu lat od wygaśnięcia zobowiązania.

Odrębnie przepisy przewidują możliwość przetwarzania informacji po wygaśnięciu zobowiązania w celach statystycznych przez okres do 12 lat. Dane te nie są jednak wykorzystywane do indywidualnej oceny historii kredytowej w taki sam sposób jak informacje udostępniane instytucjom finansowym.

W praktyce oznacza to, że nawet jeżeli kredyt został spłacony wiele lat temu, warto zwrócić się do BIK o kopię danych. Nie ma jednak gwarancji, że wszystkie informacje dotyczące dawnego zobowiązania nadal będą dostępne.

W przypadku banków, które zostały przejęte, połączone z innymi podmiotami lub zakończyły działalność, należy przede wszystkim ustalić, kto jest ich następcą prawnym.

Jeżeli wierzytelność kredytowa została sprzedana innemu podmiotowi, warto również ustalić, kto obecnie obsługuje zobowiązanie i czy przejął dokumentację dotyczącą pierwotnej umowy. Pomocne mogą być:

• informacje publikowane przez banki o połączeniach i przejęciach;
• korespondencja dotycząca spłaty kredytu;
• wyciągi bankowe i potwierdzenia przelewów;
• dokumenty dotyczące ewentualnej cesji wierzytelności;
• informacje uzyskane z BIK.

W niektórych przypadkach dokumenty mogą znajdować się również w aktach postępowań sądowych lub egzekucyjnych, jeżeli takie postępowania były prowadzone.

Brak umowy kredytowej i harmonogramu spłat nie powinien automatycznie zniechęcać do zbadania sytuacji prawnej kredytobiorcy.

Dokumenty mogą mieć kluczowe znaczenie przy analizie prawidłowości rozliczeń z bankiem, weryfikacji pobranych opłat i prowizji, ustalaniu wysokości odsetek, a także ocenie ewentualnych nieprawidłowości w konstrukcji umowy kredytowej.

W przypadku kredytów hipotecznych, w tym kredytów powiązanych z walutami obcymi, analiza umowy i jej załączników może być szczególnie istotna dla ustalenia, czy zawierała ona postanowienia niedozwolone (abuzywne).

Nie należy również zapominać o historii spłat. Nawet jeżeli nie zachował się pierwotny harmonogram, zestawienie rzeczywiście dokonanych wpłat może pomóc w odtworzeniu przebiegu wykonywania umowy.

Każda sprawa wymaga jednak indywidualnej analizy, uwzględniającej rodzaj kredytu, datę zawarcia umowy, okres jej wykonywania oraz aktualną sytuację prawną.

Utrata umowy kredytowej, harmonogramu spłat czy innych dokumentów bankowych nie oznacza, że kredytobiorca pozostaje bez możliwości działania. W pierwszej kolejności warto zwrócić się do banku z wnioskiem o udostępnienie dokumentacji, powołując się na art. 15 RODO. Równolegle można wystąpić do BIK o bezpłatną kopię danych dotyczących swojej historii kredytowej.

Nawet jeśli od spłaty kredytu minęło wiele lat, bank lub BIK mogą nadal dysponować informacjami pozwalającymi odtworzyć istotne elementy zobowiązania.

Jeżeli bank odmawia udostępnienia dokumentów, twierdzi, że zostały zniszczone albo przekazuje jedynie niepełne informacje, warto rozważyć konsultację z radcą prawnym.

W Kancelarii Votum Legal Dyś i Wspólnicy pomagamy w analizie dokumentacji kredytowej, przygotowywaniu wniosków do banków i BIK oraz ocenie możliwości dochodzenia roszczeń wynikających z umów kredytowych. Warto pamiętać, że pierwszy krok do zweryfikowania sytuacji prawnej może stanowić właśnie odzyskanie dokumentów, które wydawały się już niedostępne.