Nieuregulowane płatności to codzienność wielu przedsiębiorców. Opóźnienia w płatnościach mogą osłabić stabilność finansową firmy i utrudnić prowadzenie działalności. Gdy kontrahent nie płaci, ważna jest szybka i przemyślana reakcja. Poniżej znajdziesz praktyczny przewodnik, który pomoże Ci krok po kroku odzyskać należność i zabezpieczyć interesy firmy.
Zadbaj o dokumentację potwierdzającą roszczenie
Zanim podejmiesz jakiekolwiek działania wobec kontrahenta, upewnij się, że posiadasz pełną dokumentację potwierdzającą zasadność roszczenia. Potrzebna będzie nie tylko sama faktura, ale również umowa lub dokument potwierdzający złożone zamówienie.
Przydatne mogą być też protokoły odbioru, e-maile lub inna korespondencja z kontrahentem potwierdzająca wykonanie usługi czy dostawę towaru. Warto zebrać również wcześniejszą wymianę wiadomości dotyczącą płatności.
Dobrze przygotowana dokumentacja ma kluczowe znaczenie zarówno w rozmowach z kontrahentem, jak i w ewentualnym postępowaniu sądowym. Bez niej dochodzenie należności może być znacznie utrudnione, szczególnie gdy kontrahent unika kontaktu.

Skontaktuj się z kontrahentem – zacznij od rozmowy
Pierwszym krokiem powinien być kontakt z kontrahentem. Najlepiej zrobić to w formie pisemnej lub mailowej. Często zdarza się, że kontrahent nie płaci z powodu przejściowych trudności finansowych lub po prostu zapomina o płatności.
Warto zapytać o przyczynę opóźnienia i poprosić o wskazanie realnego terminu uregulowania należności. Takie ustalenia warto potwierdzić w wiadomości e-mail – stanowi to dowód, że próbowałeś rozwiązać sprawę polubownie.
Wezwanie do zapłaty – formalne działanie wobec kontrahenta
Jeśli mimo kontaktu kontrahent nadal nie płaci, kolejnym krokiem jest wysłanie formalnego wezwania do zapłaty. To oficjalne pismo, w którym wzywasz kontrahenta do uregulowania należności w określonym terminie – najczęściej 7 lub 14 dni.
Wezwanie powinno zawierać dane stron, numer i datę faktury, kwotę należności oraz wyznaczony termin płatności. Możesz również wskazać możliwe konsekwencje braku zapłaty, na przykład skierowanie sprawy do sądu.
Najlepiej wysłać wezwanie listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Taki sposób daje Ci dowód doręczenia, który będzie miał wartość dowodową w ewentualnym postępowaniu.

Gdy kontrahent wciąż nie płaci – wsparcie prawnika
Jeżeli mimo wysłania wezwania kontrahent nie reaguje, warto rozważyć pomoc prawnika. Doświadczony radca prawny może przygotować profesjonalne wezwanie przedsądowe, poprowadzić negocjacje lub złożyć pozew o zapłatę do właściwego sądu.
Prawnik może także reprezentować Cię w postępowaniu egzekucyjnym, jeśli sprawa zakończy się prawomocnym wyrokiem. W wielu przypadkach koszty postępowania sądowego i egzekucyjnego mogą obciążyć nierzetelnego kontrahenta.
Taka forma wsparcia pozwala Ci zachować spokój i skupić się na prowadzeniu biznesu, zamiast na długotrwałej korespondencji z dłużnikiem.
Do pozwu warto dołączyć korespondencję z bankiem, w tym reklamacje i odpowiedzi, a także ewentualne propozycje ugód. Istotne są również dowody wpłat prowizji i opłat dodatkowych. To wszystko pozwoli prawnikowi na dokładną analizę umowy i przygotowanie odpowiedniej argumentacji.
Postępowanie sądowe – gdy kontrahent nie reaguje
Kiedy wszystkie wcześniejsze próby zawiodą, a kontrahent nie płaci mimo wezwań, konieczne może być dochodzenie należności przed sądem. W takiej sytuacji sprawa często odbywa się w trybie uproszczonym – nakazowym lub upominawczym.
Po uzyskaniu prawomocnego nakazu zapłaty możesz skierować sprawę do komornika, który przeprowadzi egzekucję z majątku kontrahenta. To ostateczny etap, którego celem jest odzyskanie należnych środków.
Jak uniknąć problemów z kontrahentem w przyszłości?
Choć ryzyka opóźnień nie da się całkowicie wyeliminować, możesz je ograniczyć. Przed rozpoczęciem współpracy warto sprawdzić kontrahenta w rejestrach dłużników, takich jak KRD, BIG czy BIK.
Zadbaj o to, by umowa jasno określała warunki i terminy płatności. Regularnie monitoruj należności i reaguj od razu, gdy kontrahent spóźnia się z zapłatą. Dzięki temu szybciej zareagujesz i ograniczysz ewentualne straty.
Podsumowanie
Brak zapłaty za wykonaną usługę lub dostarczony towar to problem, z którym może spotkać się każdy przedsiębiorca. Gdy kontrahent nie płaci, nie warto zwlekać z działaniem. Im szybciej zareagujesz, tym większa szansa na odzyskanie należnych środków.
W wielu przypadkach pomoc prawnika pozwala przejść przez proces odzyskiwania należności i zabezpieczyć firmę przed kolejnymi stratami.
Autor artykułu: Radca Prawny Krzysztof Białek
Bądź na bieżąco, obserwuj profile Kancelarii w social mediach.