Windykacja dłużnika – co zrobić, gdy kontrahent nie płaci?

Nieuregulowane płatności to problem, z którym mierzy się wielu przedsiębiorców. Opóźnienia w płatnościach potrafią zaburzyć płynność finansową firmy, a brak reakcji często prowadzi do realnych strat. Jeśli Twój kontrahent nie płaci, musisz działać szybko, ale rozsądnie. Windykacja dłużnika to proces, który pozwala odzyskać należne środki i jednocześnie chroni interesy Twojej firmy.

Windykacja dłużnika to zestaw działań mających na celu odzyskanie należności od osoby lub firmy, która nie wywiązała się z obowiązku zapłaty. Może mieć charakter polubowny lub sądowy. Celem windykacji dłużnika jest przywrócenie równowagi między stronami i doprowadzenie do zapłaty należnej kwoty zgodnie z prawem. W wielu przypadkach proces ten pozwala także zachować dotychczasowe relacje biznesowe.

Wielu przedsiębiorców popełnia jednak błąd, zwlekając z podjęciem działań. Liczą na dobrą wolę kontrahenta, który często zwleka z płatnością. Tymczasem im dłużej dług pozostaje nieuregulowany, tym trudniej go odzyskać. Dłużnik może utracić płynność finansową, ukryć majątek lub uznać, że wierzyciel zrezygnował z roszczenia. Dlatego szybka reakcja jest podstawą skutecznej windykacji dłużnika.

Na początku warto przygotować dokumenty potwierdzające zasadność roszczenia. To nie tylko faktura, ale również umowa stanowiąca podstawę żądanej kwoty, korespondencja e-mailowa, protokoły odbioru towaru lub usług. Dobrze zebrane dokumenty to niezbędny element każdej windykacji dłużnika, ponieważ stanowią dowód w ewentualnym postępowaniu sądowym.

Kolejnym krokiem jest kontakt z kontrahentem. Czasami opóźnienie wynika ze zwykłego przeoczenia, dlatego warto przypomnieć o zaległej płatności. Jeśli jednak mimo rozmów dłużnik nadal nie reaguje, pora przejść do bardziej formalnych kroków.

Wezwanie do zapłaty to oficjalne pismo, w którym wzywasz dłużnika do uregulowania należności w określonym terminie. To kluczowy moment windykacji dłużnika, ponieważ pokazuje, że jesteś zdeterminowany, by dochodzić swoich praw. W dokumencie należy wskazać dane stron, numer faktury, kwotę długu, termin płatności oraz informację o możliwości skierowania sprawy do sądu.

Jak podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z 25 września 2020 r. (sygn. akt V CSK 410/18), wezwanie do zapłaty stanowi dla dłużnika jasny sygnał, że wierzyciel żąda spełnienia świadczenia o określonym przedmiocie i rozmiarze, wskazując zarazem jego tytuł.

Najlepiej wysłać wezwanie listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Dzięki temu masz dowód, że dłużnik zapoznał się z pismem. Często już sam fakt otrzymania wezwania podpisanego przez prawnika mobilizuje dłużnika do zapłaty.

Jeśli wezwanie do zapłaty nie działa, a dłużnik nadal uchyla się od obowiązku, konieczne może być skierowanie sprawy do sądu. Windykacja dłużnika na tym etapie wymaga przygotowania pozwu o zapłatę. Najczęściej sprawa jest rozpatrywana w trybie nakazowym lub upominawczym – są to uproszczone procedury, które pozwalają uzyskać orzeczenie nawet bez rozprawy.

Po uzyskaniu prawomocnego orzeczenia sądu i nadaniu mu klauzuli wykonalności, wierzyciel może wystąpić do komornika o wszczęcie egzekucji. Komornik ma prawo zająć rachunek bankowy, wynagrodzenie, a w razie potrzeby również majątek ruchomy lub nieruchomość dłużnika.

Windykacja dłużnika to ostateczność. Zanim do niej dojdzie, warto zadbać o prewencję i odpowiednie zabezpieczenie transakcji. Przed rozpoczęciem współpracy dokładnie zweryfikuj kontrahenta – możesz sprawdzić go w Krajowym Rejestrze Długów lub Biurze Informacji Gospodarczej.

W umowie jasno określ terminy płatności, warunki współpracy i konsekwencje opóźnień. Dobrym rozwiązaniem jest pobieranie zaliczek lub ustalanie płatności etapowych przy większych zleceniach. Systematycznie monitoruj należności i reaguj od razu, gdy tylko pojawi się pierwsze opóźnienie. To znacznie zmniejsza ryzyko, że konieczna będzie późniejsza windykacja dłużnika.

Samodzielna windykacja dłużnika wymaga czasu, znajomości prawa i dużej konsekwencji. Wielu przedsiębiorców nie ma możliwości, by osobiście zajmować się dochodzeniem należności. Dlatego coraz częściej powierzają ten proces kancelariom prawnym. Prawnik przygotuje wezwanie do zapłaty, oceni sytuację, a jeśli będzie trzeba – złoży pozew i poprowadzi sprawę aż do egzekucji komorniczej. Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na prowadzeniu firmy, a nie na formalnościach związanych z dłużnikiem.

Windykacja dłużnika to nie tylko odzyskiwanie pieniędzy, ale przede wszystkim ochrona interesów przedsiębiorcy. Gdy kontrahent nie płaci, nie warto zwlekać. Każdy dzień opóźnienia zmniejsza szansę na odzyskanie należności. Szybka reakcja, dobrze przygotowana dokumentacja i wsparcie prawnika to klucz do rozwiązania problemu z nierzetelnym kontrahentem.

Kancelaria Jakubowska, Dyś i Wspólnicy sp. k. w Lublinie oferuje kompleksową pomoc w zakresie windykacji dłużnika – od przygotowania wezwania, przez reprezentację przed sądem, aż po egzekucję komorniczą. Dzięki temu przedsiębiorca może skoncentrować się na prowadzeniu działalności, mając pewność, że jego interesy są odpowiednio chronione.

Najczęściej zadawane pytania

Autor artykułu: Radca Prawny Paweł Pietrasiuk

Bądź na bieżąco, obserwuj profile Kancelarii w social mediach.